Aktendigitalisierung und Indexierung
Wir machen aus Dokumenten Daten
Große Aktenmengen benötigen viel Platz und sind nur schwer nutzbar, wenn konkrete Inhalte gesucht werden. Frye GmbH möchte Sie daher mit Leistungen rund um das Themengebiet Aktendigitalisierung und Indexierung unterstützen. Wir bieten Ihnen individuelle Lösungen zum digitalen Archivieren von Papierdokumenten an.
Damit Sie Ihre Dokumente nach dem Digitalisieren schnell und komfortabel finden, bieten wir Ihnen optional eine Indexierung (Verschlagwortung) nach Ihren Wünschen und Anforderungen und / oder eine automatische Volltextanalyse (OCR). Nach dem Digitalisieren und Indexieren werden die Daten auf digitale Datenträger, wie zum Beispiel CD, DVD oder Festplatte gesichert.
Wir digitalisieren Dokumente bis zum Format DIN A3. Dazu gehören zum Beispiel:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Schriftverkehr
- Bauunterlagen
- Zeichnungen
Weitere Leistungen rund um Ihre Dokumente
Zu unseren Dienstleistungen zählen neben dem Digitalisieren und Indexieren von Dokumenten auch die Nebenarbeiten, wie zum Beispiel Entklammern, Ausheften aus Ordnern und die Rückheftung im Anschluss an das Archivieren. Die Dokumente werden dabei unter Einhaltung des Datenschutzes bearbeitet. Optional kann auch, nach Ihrer Freigabe, die datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 32757 (siehe auch Aktenvernichtung) der archivierten Unterlagen durch uns erfolgen. Durch den Einsatz von hochwertigen Scannern liefern wir Ihnen eine entsprechend hohe Qualität.
Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben sich nach BDSG § 5 (Bundesdatenschutzgesetz), dem deutschen Bankgeheimnis, auf das Sozialgeheimnis gemäß § 35 SGB I sowie auf das Datenschutzgesetz gemäß § 6 LDSG verpflichtet! Weiter haben alle Mitarbeiter ein Führungszeugnis vorgelegt.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
Wie läuft die Dokumenten-Digitalisierung ab?
1. Vorbereitende Maßnahmen zum Digitalisieren (Scannen)
Als Kunde müssen Sie lediglich die zu digitalisierenden Daten sammeln, ohne diese vorab zu sortieren oder umzupacken. Die Frye GmbH holt auf Wunsch das Beleggut direkt bei Ihnen ab und stellt sicher, dass dieses unversehrt und unter Wahrung des Datenschutzes zu der bearbeitenden Abteilung gebracht wird. Möchten Sie eine größere Datenmenge archivieren, teilen Sie uns bitte Ihren Wunschtermin zur Fertigstellung mit.
Das Vorbereiten zum Scannen und Digitalisieren umfasst folgende Leitungen:
- Entnehmen des Beleggutes aus den kundenindividuellen Aufbewahrungsbehältnissen (z.B. Leitzordner)
- Entfernen von eventuell vorhandenen Heftklammern oder sonstige Befestigungsmaterialien jeglicher Art
- Reparatur (kleben, bügeln, usw.) von beschädigten Beleggut im Rahmen der technischen Möglichkeiten
2. Scannen
Die Frye GmbH bietet Ihnen einen umfangreichen Scanservice. So ersparen Sie sich die zeitraubende Arbeit, da Standard-Scanner für diesen Dauerbetrieb nicht ausgelegt sind. Unsere Hochleistungsscanner ermöglichen das Scannen von Akten bis Größe DIN A3. Somit sind beispielsweise auch umfangreiche Bauunterlagen in der Regel kein Problem. Ist das bereitgestellte Beleggut nicht scanbar, werden Kopien angefertigt.
Ihre Dokumente werden durch den Scanvorgang zu digitalen Daten. Die Inhalte werden im Dateiformat PDFA oder TIFF gespeichert, was gängige Formate für die Aktenaufbewahrung sind.
2.1 Scannen je Blatt
Das zu digitalisierende Beleggut wird von der Frye GmbH gescannt, komprimiert und zwischengespeichert. Die Qualitätskontrolle erfolgt während des Scanvorganges direkt am Scanarbeitsplatz. Bei unzureichender Qualität des Scanergebnisses wird zur Ergebnisoptimierung das betroffene Dokument mit veränderten Parametern erneut gescannt. Die Vollständigkeit der Scannungen wird durch die genutzte Technik (3 Ultraschallsensoren-Doppelblattkontrolle) gewährleistet.
2.2 Kopie
Handelt es sich bei dem bereitgestellten Beleggut um Dokumente größer als DIN A3, Hardcover, nicht abriebfestes Material oder sind ähnliche Faktoren gegeben, die das Scannen unmöglich machen, ist auch das meist kein Problem. In diesem Fall erstellt die Frye GmbH Kopien (bis DIN A3), sodass Sie wirklich alle Ihre Daten ordnungsgemäß digitalisieren können.
3. Archivierung auf Datenträger
Die Frye GmbH stellt die digitalisierten Daten, in Abhängigkeit der anfallenden Datenmengen, zu einer oder mehreren Dateien zusammen und archiviert diese auf einen digitalen Datenträger. Für das Archivieren dieser Dateien stehen folgende digitale Datenträger zur Wahl:
3.1 CD-ROM
Die maximale Dateigröße für diesen Datenträger ist auf 600 MB begrenzt.
Dieses entspricht einer Datenmenge von ca. 30 breiten Leitzordnern.
3.2 DVD-ROM
Die maximale Dateigröße für diesen Datenträger ist auf 4,7 GB begrenzt.
Dieses entspricht einer Datenmenge von ca. 220 breiten Leitzordnern.
3.3 Weitere digitale Datenträger
Weitere digitale Datenträger, z.B. Festplatten usw. sind auf Anfrage möglich.
3.4 Download
Bereitstellung der Digitalen Akte zum Download auf unseren FTP-Server
4. Nachbereitende Maßnahmen
Die Frye GmbH heftet die gescannten Akten wieder im ursprünglichen Zustand in die jeweiligen Behältnisse zurück. Dadurch können Sie wieder unverändert in Ihr Datenarchiv vor Ort überführt werden. Erstellte Kopien werden entfernt und vernichtet. Auf Wunsch kann die Frye GmbH die gescannten Akten schreddern nach Fertigstellung der Digitalisierung.
5. Indizierung zur einfachen Auffindbarkeit
Sie legen fest, nach welchen Kriterien die Daten sortiert und mit welchen Suchbegriffen sie verknüpft werden sollen. In Abstimmung mit dem Kunden erstellt die Frye GmbH eine individuelle Indizierungsmaske, die später in der Lesesoftware verwendet wird. Die Lesesoftware ist für jeden einzelnen Datenträger zwingend erforderlich, um die dort archivierten Daten komfortabel lesbar zu machen. Das heißt, in dieser Software werden die Suchbegriffe abgefragt, nach denen indiziert wurde.
Sie können bis zu 10 Schlagworte mit jeweils max. 15 Zeichen / Schlagwort und je Datenträger festlegen. Die Frye GmbH führt die Indizierung dann manuell durch und nutzt dazu eine revisionssichere Software.
Alternativ besteht die Möglichkeit eine automatische Volltextanalyse (OCR) durchzuführen. So können Sie die Daten flexibel nach jedem Begriff durchsuchen. Die Dateien werden dann im PDF-oder PDFA-Format gesichert.
6. Anlegen eines Probearchivs
Eine Probearchivierung bietet Ihnen die Möglichkeit, den Leistungsumfang an realem Archivgut zu testen und den Aufwand besser abschätzen zu können. So können Sie sich auch die Archivierung verschiedener Belegarten vorab ansehen. Die Frye GmbH bietet die Möglichkeit zum Erstellen eines Probearchivs mit einer Auswahl Ihrer Akten an. Die dabei entstehenden Kosten werden bei einer Auftragserteilung dem Auftragswert gegengerechnet.
7. Gesicherte Aktenaufbewahrung
Die Frye GmbH ist durch die SVG DIN EN ISO 9001:2015 zertifizierter für den Geltungsbereich Aktenarchivierung. Gerne verwahren wir daher Ihre digitalisierten Daten in unserem Hochsicherheitslager. Höchste Diskretion und optimale Sicherheitsvorkehrungen sind bei der Frye GmbH garantiert.
Ihre Akten, Dokumente und Pläne bewahren wir auch Ihre elektronischen Datenträger sicher und vertraulich bei uns auf. Jedes Archivstück wird erfasst und eindeutig gekennzeichnet, sodass ein schneller Zugriff bei Bedarf gewährleistet ist. Definierte Vernichtungszeitpunkte werden mit Ihnen abgesprochen und entsprechen den geltenden Fristen für die jeweiligen Unterlagen.
Hier finden Sie Informationen zur Aktenarchivierung bei Frye GmbH: Mehr erfahren
8. Aktenvernichtung
Nachdem Sie das digitalisierte Material geprüft haben, übernimmt die Frye GmbH auf Wunsch und nach Freigabe durch den Kunden die Aktenvernichtung. Dabei beachten wir alle geltenden Gesetze und Vorschriften, die für das Schreddern von Akten gelten. Selbst bei der Aktenvernichtung achten wir auf höchste Datensicherheit und folgen daher einem festgeschriebenen Ablauf.
Folgende Arbeitsschritte werden durchgeführt:
- Erfassen des Beleggutgewichtes
- Vernichten des Beleggutes nach der Sicherheitsstufe P4 in den Schredderanlagen, direkt anschließende Ballenpressung,
- Zuführen des geschredderten Materials zum Recyclen,
- Erstellen eines Vernichtungsprotokolls nach der erfolgten Vernichtung.
Gerne beraten wir Sie individuell zur Archivierung Ihrer Akten.
